Lumina · Besplatan resurs
Checklista za organizaciju kongresa
Zadaci po fazama, od 12 mjeseci prije do nakon događaja. Ispišite ili spremite kao PDF i pratite napredak s timom.
112–10 mjeseci prije
- Potvrđen organizacijski i znanstveni odbor
- Određeni datum, format (uživo / hibridno / virtualno) i tema
- Rezerviran prostor i procijenjen kapacitet
- Otvoren budžet s fiksnim i varijabilnim troškovima
- Definirani mjerljivi ciljevi kongresa
210–8 mjeseci prije
- Objavljena web stranica kongresa
- Otvoren poziv za sažetke s jasnim kriterijima
- Pozvani ključni (keynote) predavači
- Potpisani prvi sponzori i definirani paketi
- Postavljeno mjerenje (GA4, Search Console)
38–5 mjeseci prije
- Otvorene registracije s vrstama ulaznica i early-bird cijenom
- Omogućene grupne prijave i naplata na račun
- Pokrenuta prijava sažetaka i dodijeljeni recenzenti
- Recenzija sažetaka u tijeku
- Potvrđen izlagački prostor
45–3 mjeseca prije
- Zatvoren poziv za sažetke
- Prihvaćeni sažeci uvršteni u program
- Složen program bez preklapanja paralelnih sesija
- Potvrđeni predavači i satnica po dvoranama
- Dogovorena logistika (catering, oprema, AV)
53–1 mjesec prije
- Program prebačen u mobilnu aplikaciju
- Pripremljeni QR check-in i ispis bedževa
- Educirano osoblje i podijeljene uloge
- Poslane sudionicima logističke informacije
- Testiran prijavni i check-in tijek
6Dan događaja
- Postavljen check-in s rezervnim (offline) scenarijem
- Aktivne push obavijesti za promjene i podsjetnike
- Osoblje na pozicijama i kontakt-točke jasne
- Praćenje dolazaka po sesijama (za akreditaciju)
- Podrška sponzorima i izlagačima na štandovima
7Nakon događaja
- Poslani certifikati i CME dokumentacija
- Podijeljene snimke i materijali
- Pokrenuta anketa dok su dojmovi svježi
- Izrađen završni izvještaj (dolasci, prihod, angažman)
- Poslan post-event izvještaj sponzorima
Lumina objedinjuje registracije, sažetke, program, check-in i aplikaciju u jednoj platformi.